Buchführung

Kassenbuchführung

Wer wie die Gastronomie viel mit Bargeld zu tun hat, muss mit einem gewissen Argwohn der Finanzbehörden leider grundsätzlich rechnen. Bereits seit letztem Jahr gelten daher die neuen sogenannten „Grundsätze ordnungsgemäßer Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).“ Für Gastwirte mit alten Registrierkassen und Kassensystemen, die Einzeldaten nicht in elektronischer Form aufbewahren, gilt die Übergangsfrist bis zum 31.12.2016. Ab 2017 wird es dann ernst, denn Mängel in der Kassenbuchführung können bei einer Betriebsprüfung schnell zu einer Hinzuschätzung oder Vollschätzung der Einnahmen führen - verbunden mit erheblichen Steuermehrbelastungen.

Das Finanzamt will es ganz genau wissen

Mit neuen Anforderungen besonders an die elektronische Kassenführung soll für mehr Transparenz bei Bargeld-Umsätzen gesorgt werden. Daher werden neue Anforderungen an Hard- und Software gestellt, um der Finanzverwaltung eine transparente und nachvollziehbare Datenbasis zu ermöglichen. Vor allem die Nachvollziehbarkeit und die nachträgliche Unveränderbarkeit von Daten sowie eine verschärfte Einzelaufzeichnungspflicht sind die Kernpunkte der neuen Kassen-Anforderungen. Mit dem Ende der Übergangsfrist am 31.12.2016 sind Gastronomen mit digitalen Kassen verpflichtet, alle Einzelumsätze aufzuzeichnen und mindestens 10 Jahre lang zu speichern. Dabei müssen alle Bons elektronisch unveränderlich bereitgestellt werden. Daten in nur ausgedruckter Form und eine ausschließliche Archivierung der „Z-Tagesberichte“ (auch Tagesendsummenbons oder Z-Bons genannt) damit unzulässig. Wer für dieses Jahr die Anschaffung einer neuen Kasse plant, sollte also darauf achten, dass die Kasse diese Anforderungen bereits erfüllt. Denn wenn ein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird, muss es dem Betriebsprüfer schon jetzt die Daten zur Verfügung stellen können.

Vorsicht beim Datentransfer

Wichtig ist dabei, dass keine Daten verändert werden oder verloren gehen. Dies gilt es an allen denkbaren Schnittstellen zu beachten: Bei der Weitergabe der Daten vom Restaurant oder der Rezeption in die übergreifende Hotelsoftware, oder bei der Weitergabe in die Finanzbuchhaltung oder zum externen Dienstleister. Unterschiedliche EDV-Systeme sind in den meisten Fällen miteinander kompatibel, arbeiten jedoch zuweilen mit unterschiedlichen Datenformaten. Geringfügige Veränderungen an den ten sollen nicht nur die Gastronomiebetriebe profitieren, sondern auch die Getränkeindustrie und andere Werbetreibende, die ihre Zielgruppen im emotionalen Umfeld ihrer Lieblingskneipe ansprechen möchten. Dass der Erfolg digitaler Werbung durchaus messbar ist, belegen die Hamburger Digitalwerber anhand von eigenen Erhebungen: Demnach erfassten Daten sind deshalb nicht immer vermeidbar. Kommt es, etwa durch eine Formatumwandlung zu Veränderungen der Daten, sind diese Änderungen zu dokumentieren. Übernehmen automatische Schnittstellen die Umwandlung müssen die Änderungen durch das verwendete System in ihrem inhaltlichen und zeitlichen Umfang automatisch erfolgen und gespeichert werden.

Steuerberater Thomas Mayer von der Südwest Consult AG aus Dahn

Checkliste

Diese Kassenunterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden:

  • Kassenbücher und Aufzeichnungen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
  • Originalbelege
  • Z-Bons
  • Organisationsunterlagen die zur Kasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung
  • Die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis)
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Kellnern und Trainingsspeicherdaten usw.
  • Alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung
  • Kalkulationsgrundlagen wie z.B. Speisen- und Getränkekarten