regelmäßige Inventur

Der Vorteil der regelmäßige Inventur

Mehr als eine leidige P icht? Was muss man tun und was kann eine Inventur an Nutzen bringen?

Wie oft machen Sie als Gastronom Inventur? So wie gesetzlich vorgeschrieben, einmal im Jahr? Oder doch monatlich? Die Meinungen zum Sinn und Unsinn der Inventur in der Gastronomie gehen auseinander. Manche sehen es tatsächlich nur als lästige Pf licht an, andere erkennen den Nutzen dahinter und verwenden die Ergebnisse, um ihre Kalkulation und ihren Wareneinsatz zu optimieren. Wir versuchen beide Seiten zu beleuchten …

Was das Gesetz vorschreibt

Eine Inventur ist die Erfassung aller vorhandenen Bestände. Die Vermögenswerte (und Schulden) eines Unternehmens werden zu einem bestimmten Stichtag ermittelt. Als Ergebnis erhält man das sogenannte Inventar: eine Liste der Vermögenswerte nach Art, Menge und Wert. Gesetzlich vorgeschrieben ist die Inventur einmal pro Jahr sowie bei Geschäftsantritt oder -aufgabe.

Zählen, Messen und Wiegen? Und wenn ja, wie oft?

In der Gastronomie geht es hauptsächlich um die „körperliche Inventur“, also tatsächlich das Zählen, Messen und Wiegen der Bestände. Dies wird üblicherweise zum 31. Dezember, Die Steuereinnahmen des Staates sprudelten 2016. Und die Bundesregierung hat den Entschluss gefasst, alle an dieser positiven Entwicklung teilhaben zu lassen. Was heißt das konkret? Gibt es Steuererleichterungen und in welchen Bereichen? Wo sind Gastronomen und Hoteliers betroffen? also am Ende des Jahres, durchgeführt. Dabei wandern dann auch alle Getränke- und Speisenbestände zumeist in eine Excel-Liste. Und theoretisch kann man dann, wenn man die Ergebnisse mit den Verkäufen und Einkäufen abgleicht, feststellen, ob sich Abweichungen ergeben, und untersuchen, worin diese begründet liegen. Abweichungen sind in der Gastronomie durchaus nicht ungewöhnlich – so kursieren beispielsweise Zahlen, die besagen, dass eine Bar durchschnittlich 20 % ihres Umsatzes durch kostenlose Getränke, verschüttete Getränke oder auch Diebstahl verliert. Beachtlich!

Besser auf Monatsbasis – zur besseren Kontrolle der eigenen Wirtschaftlichkeit

Um die Inventur sinnvoll einzusetzen und sehen zu können, ob Umsatz und Gewinn sich tatsächlich mit dem aktuellen Warenbestand „decken“, emp ehlt sich eine Inventur auf Monatsbasis. Nur dann kann man als Gastronom wirklich erkennen, ob irgendwo ungewollte Verluste entstehen, ob man anders kalkulieren muss oder seinen Wareneinsatz anders planen sollte. Es gibt heutzutage Mittel und Wege, eine Inventur mit relativ geringem Arbeitsaufwand durchzuführen – und die sollte man nutzen.

Listen, Rechnungen und Kassensysteme

Der beste Weg, um eine Inventur auf monatlicher oder gar wöchentlicher Basis durchzuführen, liegt im Zusammenspiel mit dem eingesetzten Kassensystem. Zunächst ist natürlich eine saubere elektronische Inventarliste zu erstellen. Wenn dann die Angestellten anschließend Rechnungen erstellen, werden die dafür genutzten Bestände via Kassensystem direkt vom Lagerbestand abgezogen. So könnte man dann theoretisch sogar am Ende jedes Tages prüfen, ob die hierdurch aktualisierte Bestandsliste mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmt. Aber wer möchte schon täglich Flaschen zählen? Ein monatlicher oder wöchentlicher Abgleich macht Sinn. Und eine kurze Abstimmung mit dem Lieferanten des Kassensystems auch – damit die Verbindung Kassensystem– Inventurliste reibungslos funktioniert.